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Siete claves para hacer más eficientes las reuniones de trabajo

Planificar la reunión es clave para volverlas más productivas Foto: Archivo

Las reuniones entre jefes y empleados, clientes o hasta competidores son una constante de la vida empresaria en cualquier país e industria. Sin embargo, para muchos, las reuniones suelen ser un poco triviales, innecesarias y una pérdida de tiempo. En efecto, según reporta el sitio estadounidense Salary.com, para un 48% de los trabajadores de ese país, la mayor pérdida de tiempo en una empresa se produce justamente en las reuniones.

¿Cómo mejorarlas y hacerlas más productivas? Según un artículo del sitio Multitaskers, las reuniones deben ser entendidas, según los expertos, como herramientas que disponen las empresas para convocar a sus colaboradores con el fin de definir metas y objetivos, en pos de un propósito puntual. Para evitar que se conviertan tendenciosas, largas y poco efectivas, el sitio presenta una serie de pasos a tener en cuenta:

1. Establecer una agenda. Es importante que antes de realizar el encuentro, determinar cuál es el objetivo clave, qué temas vamos a tratar, la duración y quiénes van a participar, para una mayor coordinación y dinámica en las reuniones.

2. Preparar la reunión. Anticiparse a todos los materiales que hacen falta antes de reunirse (ya sea materiales de presentación, muestras o productos tecnológicos) es importante para ahorra una gran cantidad de tiempo.

3. Tener puntualidad. Aseguremos, previamente, un tiempo estimado de duración de la reunión. Además es relevante que lleguemos a tiempo para aprovechar los recursos personales y del negocio.

4. Realizar la apertura formal de la reunión. Realizada por el coordinador de la reunión, da inicio y hace un repaso de la agenda. A la vez, hay una presentación de los participantes y sus respectivos temas. Esto permite un mayor orden y que se enderece el encuentro.

5. Conducir la reunión. Dentro de las mayorías de las reuniones hay una suma de distracciones que tuercen el curso de los objetivos planteados. Es por eso que se requiere a un conductor que encamine y oriente lo que estaba planeado.

6. Cerrar la reunión. Para que no se extiendan demasiadas, es importante dar un buen cierre, identificando lo tratado y decidido y se planeando los próximos pasos y las tareas pendientes.

7. Minuta o recordatorio de tareas. Mediante una síntesis final y como cierre del encuentro, debemos asegurar que se comunique lo tratado y se cumplan las tareas asignadas, finaliza el artículo.

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